賃貸借契約における必要書類は？各書類が必要な理由も併せて解説

賃貸借契約を結ぶ際には、必要書類をそろえておくことが重要です。
印鑑証明書、住民票、収入証明書は欠かせない書類で、それぞれの役割を理解しておくと手続きが円滑に進みます。
この記事では、各書類の必要性や注意点について解説しますので、ぜひ参考にしてください。

賃貸借契約に印鑑証明書が必要な理由

賃貸借契約を締結する際、印鑑証明書の提出が求められる場合があります。
これは、なぜ必要とされるのかを理解しておくことが大切です。
以下では、実印、印鑑登録、連帯保証人の観点から解説します。

実印

実印とは、市区町村に登録された公的な印鑑のことです。
契約や取引などの重要な場面で使われ、高い信頼性と効力を持ちます。
実印を使用すると、契約内容が本人の意思によるものであることが明確になり、不正行為を防ぐうえで有効です。
実印を用いる際には、印影がはっきりと確認できるように管理する必要があります。
また、実印を紛失した場合は。速やかに市区町村の窓口に届け出ることが求められます。
これにより、不正使用のリスクを減らし、契約時のトラブルを未然に防ぐことができるでしょう。
また、実印を保管する際は、認印や銀行印などと混同しないように明確に区別しておくと安心です。

印鑑登録

印鑑登録は、市区町村で個人の印鑑を公的に認められた実印とする手続きです。
登録によって印鑑が本人のものであることが公式に証明され、印鑑証明書の発行が可能となります。
契約時に実印とともに証明書を提出することで、契約の信頼性が高まります。
また、一度登録すれば、必要に応じて何度でも印鑑証明書を取得できるため、他の手続きをする際にも役立つでしょう。
印鑑登録をおこなう際には、本人確認書類の提示や登録手数料の支払いが必要となります。
手数料は、自治体によって異なる場合があるため、事前に確認しておくとスムーズでしょう。
また、引っ越しなどで住所が変わった際には、改めて登録手続きをおこなわなくてはならない場合もあります。

連帯保証人

賃貸借契約において連帯保証人は、借主が家賃を滞納した場合などに支払い義務を負う重要な存在です。
連帯保証人が契約時に同席しないことも多いため、実印と印鑑証明書を提出することで意思確認をおこないます。
この書類が提出されると、貸主も安心して物件を貸すことができ、万が一の際に適切な対応が可能となります。
連帯保証人は、借主と密に連絡を取り合い、支払い能力や今後の返済計画などを事前にしっかりと確認しておくことが大切です。
また、連帯保証人が遠方に住んでいる場合や海外在住の場合は、必要書類の準備ややり取りに時間がかかることもあるため、余裕を持ったスケジュールで手続きをおこないましょう。

賃貸借契約に住民票が必要な理由と有効期限

賃貸借契約では、借主の身元確認や契約の信頼性を高めるために住民票が求められる場合があります。
以下では、住民票が必要とされる理由、有効期限、そしてマイナンバーの取り扱いについて解説します。

身元確認

住民票は、住所や氏名、生年月日などを公的に証明する書類です。
賃貸借契約では、借主の身元確認や将来的なトラブルを防ぐために住民票の提出が求められます。
過去には虚偽の情報で家賃滞納や物件損壊を起こした例もあるため、貸主は最新の情報に基づいて契約することを望むのです。
また、住民票には世帯構成も記載されており、物件の使用状況や近隣住民との関係性を把握する指標にもなります。
さらに、住民票を確認することで、実際の居住人数や同居予定者の有無を把握し、トラブルを回避できるというメリットもあります。
たとえば、物件の設備が想定以上に消耗されるケースや騒音トラブルが発生するリスクを抑えられるため、貸主としても安心して契約を進めることができるでしょう。

3カ月

住民票の有効期限は提出先の要件によりますが、一般的には発行日から3カ月以内のものが有効とされることが多いです。
転居や結婚などで情報が変わる場合もあるため、貸主は最新の住民票で契約の信頼性を確保します。
ただし、有効期限は法律で定められていないため、実際の期限は不動産会社の指示に従ってください。
また、発行から3カ月以上経過した住民票を提出すると、情報が古いと判断されて再提出を求められる可能性もあります。
そのため、契約直前に住民票を取得し、最新情報を貸主に提出することが望ましいでしょう。
転居が近い場合は、住所が正式に変更されてから住民票を取得すると、更新手続きの手間を最小限に抑えられます。

マイナンバー

マイナンバーは、行政手続きなどに使われる個人を特定する番号です。
賃貸借契約で住民票を提出する場合、個人情報保護の観点からマイナンバーは提出しないことが一般的です。
仮にマイナンバーカードを身分証明書として提示する際は、裏面の番号は見せないようにしましょう。
番号を開示してしまうと、情報漏えいや不正使用のリスクが生じるため、提出書類を作成する段階から十分な注意が必要です。
また、マイナンバーカードを写真付き身分証明書として提示する際には、コンビニなどのコピーサービスを利用するよりも、役所や信頼できる場所でコピーを取得するなど、安全対策を徹底するとさらに安心です。

賃貸借契約に収入証明書が必要な理由

賃貸借契約で収入証明書の提出が求められるのは、借主の家賃支払い能力を確認するためです。
以下では、代表的な源泉徴収票と連帯保証人に関するポイントを解説します。

源泉徴収票

源泉徴収票は、雇用主が毎年発行する従業員の総収入額や所得税額を示す書類です。
賃貸借契約の審査時に提出することで、貸主は借主の年間収入を把握し、支払い能力を評価します。
紛失しても勤務先に依頼すれば、再発行してもらえる場合が多いです。
源泉徴収票を用いれば、給与形態やボーナスの有無などのおおまかな収入の傾向が把握できるため、貸主としてもリスクを見極めやすくなります。
しかし、自営業やフリーランスの場合は、確定申告書類や納税証明書を提出するケースが多く、その収入を正確に証明できる方法を選ばなくてはなりません。
また、アルバイトやパートタイム勤務の場合は、雇用期間や勤務時間数によって安定した収入が得られているかどうかがポイントとなるため、必要に応じて複数の月の給与明細を求められることもあるでしょう。

連帯保証人

連帯保証人は、借主が家賃を滞納した場合に支払い義務を負う存在です。
連帯保証人を立てる際は、収入証明書や印鑑証明書を提出し、支払い能力を示します。
連帯保証人を用意できない場合は、保証会社を利用する方法もあり、それにより条件を満たすことが可能です。
連帯保証人に収入証明書の提出を求めることで、万が一借主が支払い不能となった際に、保証人が十分な支払い能力を持っているかどうかを事前に確認できます。
同居していない親族や知人に保証を依頼する場合は、お互いの経済状況をしっかりと共有し、後々のトラブルを回避することが重要です。
また、保証会社を利用する際には、審査に通るための基準が設けられており、与信調査やクレジット履歴などを総合的にチェックされる場合があるため、早めの準備が必要となります。

まとめ

賃貸借契約を結ぶ際には、印鑑証明書、住民票、収入証明書を準備する必要があります。
印鑑証明書は実印の証明、住民票は身元確認、収入証明書は支払い能力の確認に役立ちます。
これらを整えておくことで契約が円滑に進み、スムーズに新生活を始められるでしょう。